Enrico Zanieri

Spesso le riunioni sono una delle cose mentalmente più devastanti che ci possano capitare nel corso della giornata…

Nonostante alcune di queste siano necessarie, la maggior parte è inefficiente o ottimizzabile (motivo per cui nella stragrande maggioranza dei casi il nostro cervello si atrofizza e chi è abituato a tenere la mente attiva, ne esce “svuotato”).

Qui qualche consiglio per minimizzare questo effetto, liberare tempo e rendere tutti meno “affaticati”:

– Fare riunioni ridotte: “se sta in un’ora ci metterai un’ora”; l’ho sperimentato più volte e da un paio di anni mi sono imposto di ridurre alla metà, la durata di ogni attività che devo svolgere (riunioni incluse);

– Pochi ma buoni (e ingaggiati): coinvolgere solo quello che possono o devono effettivamente un contributo… e darvi l’obiettivo di essere presenti senza farli addormentare;

– schedulare le riunioni alle “15” di ogni ora: preferibilmente dalle XX:15 alle XX:45 per usare i 15 minuti precedenti per eventuali recuperi, una pausa caffè o attività da poter chiudere in meno di due minuti (i 15 minuti dopo servono per lo stesso scopo.. o per recuperare eventuali allungamenti senza essere stressati per l’inizio della riunione successiva);

– fare un “check in” ai partecipanti: svegliarli, dargli il benvenuto e renderli parte dell’attività di gruppo; in genere può essere utile un giro di tavolo per chiedergli come stanno, fargli descrivere il “colore” del loro umore o riflettere su “cosa possiamo fare o non fare per non annoiarli e tenerli vivi” (ps: è molto divertente)

Ultimo ma non ultimo: lo scopo della riunione non è “fare la riunione”: deve esserci un’agenda di punti, bisogna prepararsi e chiarire prima ai partecipanti quali sono le aspettative.

Quando chiamate una riunione state prelevando al bancomat del tempo degli altri… e quando si preleva, bisogna assicurarsi di farlo per attività che gli altri riconoscono significative, aumentando la vostra credibilità e creando i presupposti per lavorare meglio e in modo più efficace.…